パワーアップ・プレゼンテーション

相手の心に残すプレゼンテーション。

あなたの考えや意見を相手に上手に伝えることができていますか?

聴衆をイライラさせず、わかりやすく伝えることができたら、どんなにすっきりすることでしょう。

PowerPointを活用したプレゼンテーションを成功させるための”スマートな方法”を紹介します。



スマートなスライドショーの始め方

 

プレゼンテーションの時に、ファイルを開くところから見せていませんか?

「あーあの人こういうフォルダ構成をしているんだ」「あれはお客様の社名かな?」聴衆はそちらの方が気になります。

セキュリティ対策のためにも、”裏方は見せない”ようにしましょう。

 

完成したスライドは、[ファイルの種類]を[PowerPointスライドショー]に変更して保存しましょう。

ファイル名の拡張子が変わり、アイコンも変わります。

スライドショー形式のファイルをダブルクリックすると直接スライドショーを実行できます。

スライドショーが終了したら、元の画面に戻ります。

ファイルは規定の場所に保存し、デスクトップにショートカットを置いておくとよいでしょう。

 

スマートなスライドショーの進め方 その1

 

「先ほどのスライドの・・・」聴衆からの質問に[Back Space]を押して、アニメーションまで再現して時間をかけていませんか?

ツールの使いかた一つで、すっきりと情報を伝えることができます。

[数字] + [Enter]を押すと、[数字]で指定した番号のスライドに移動します。

非表示にしているスライドも表示できます。

質問があれば表示しようと非表示設定にしているスライドを表示する場合に便利です。

 

社内のプレゼンの場合は、 スライドタイトルをみてから移動する方法でもよいでしょう。

[Ctrl]+[S]を押すと、[すべてのスライド]ダイアログボックスを表示できます。

ジャンプしたいスライドタイトルをクリックします。

  

スマートなスライドショーの進め方 その2

 

前のスライドに移動するときに、右クリックしてショートカットメニューから選択していませんか?

のスライドやアニメーションを実行するには、[Enter]を押します。

のスライドやアニメーションを実行するには、[BackSpace]を押します。

他にもキーはありますが、この二つはどのパソコンでもすぐに操作ができます。

 

スマートな要所の示し方

 

スライドショーでは、通常矢印ポインタが表示されます。

レーザーポインターで要所を指し示すと矢印ポインタよりも目立ちます。

[Ctrl]キー + [L]を押すと、レーザーポインターモードになります。

キーボードの[ESC]キーを押すか、[Ctrl]+[A]を押すと矢印ポインタに戻ります。

※キー操作は、小文字でOKです。

 

スマートな印のつけ方 

 

スライドショーの最中にフリーハンドで線を引いたり、簡単なしるしをつけるのには、[Ctrl]+[P]を押してペン変更します。

キーボードの[E]キーを押すと表示しているスライドのペン書きがすべて削除できます。

[Ctrl]+[E]を押すと消しゴムに変更され、書き込んだところをドラッグすると書き込みが消えます。

 

スライドショーを終了する時に、ペン書きやマーカーが残っていると[インク注釈を保持しますか?]と問わます。

[保持]を選択すると、スライド作成画面で編集ができます。

 

スマートな注目の集め方

 

聴衆の視線をホワイトボードに向けたい、プレゼンターの自分に注目してもらいたいなどという場合には、
プロジェクターの表示を一時的に消しておきます。

スライドショーの最中に、キーボードの[B]キーを押すと(黒)ブラックアウトに、
[W]キーを押すと白(ホワイトアウト)にできます。

もう一度、同じキーを押すと元のスライドショーに戻ります。

※キー操作は、小文字でOKです。

 

美しい日本語を使おう

 

「させていただく」丁寧に言っているつもりだと思われますが、

語尾に「させていただく」を連発するとくどくなり、耳ざわりになってしまいます。

させていただくは、あまり使わないようが良いといわれます。

敬語の使い方が正しいかどうか、不安になったときは、文化庁「敬語の指針」よりどころにするとよいです。

さて、そもそも敬語は何のためにあるのか?という問いには、人間関係の潤滑油である、とか、相手を不快にさせない、

という回答がよくあげられます。

本当に、相手のためだけでしょうか?

敬語を上手に使うと、相手を敬うだけではなく、使う側=自分の品格を保つ効果があります。

「敬語上手はお仕事上手」美しい日本語を使い、スマートなコミュニケーションを目指しましょう。

すっきり伝える話し方(簡潔に話す方法)

 

「簡潔に話す」重要性は、だれもが知っています。

しかし、なかなかできないのは「簡潔に話す」というのが抽象的であるからです。

人によっては、簡潔の文字数は異なります。

簡潔に話す目安は、一息で話せる長さの文です。文字数にすると約50文字です。

途中で息継ぎをしなくてはならない話は、長すぎると考えましょう。

 

すっき伝える話し方(口癖をとる方法)

 

「え~」「あの~」口癖を連発していませんか?

口癖は「ノイズ」といいます。

学生時代に先生の口癖を数えたことはありませんか?

テレビだってノイズがあれば、見づらくてイライラします。

ノイズがあれば、ネットワークの情報も正しく伝わりません。

ノイズである口癖をとるには、「え~は言いません」と宣言してからリハーサルにのぞみましょう。

宣言すると、不思議なことに1回で改善できます。

 

プレゼンテーションを成功させるために知っておく四つの情報

 

「本番に強いから」という根拠のない理由でリハーサルをしない人がいます。

プレゼンテーションは、目的を知る・人を知る・場所を知る・時間を知るところから始まります。

聴衆は、若いのか年配なのか・何人ぐらいなのか、場所は会社の会議室なのか・ホテルの宴会場のように大きいのか、持ち時間は何分なのか、

それにより、資料の作り方をはじめ、使う言葉までも違ってきます。

リハーサルの回数はプレゼンテーションの成功に比例するといわれます。

リハーサルをして第三者にチェックしてもらってから本番にのぞみましょう。

 

相手の心に響かせる方法(ファの音階で話し始める)

 

相手の気持ちを動かすには、「表現力」をつけましょう。

会議室の説明調の話し方から脱出しましょう。

最初の挨拶の「みなさんこんにちは」、最後の「ありがとうございました」を「ファ」の音階から始めるだけでも、ずいぶん違います。

キーワードは「言葉をたてる」と相手の心に残ります。

 

 

相手の心に残す方法(言葉をたてる)

 

相手の心に残るよう、キーワードは言葉をたてましょう。

言葉の前に「間をおく」「強く発音する」「ゆっくり言う」などいくつかの方法があります。

スマホには、録音・録画のアプリがあります。

録音・録画をしてセルフチェックをしてみましょう。